Operação Comercial

Compras e Entradas

Compra manual, XML, manifesto DF-e, pagamentos, preços e devolução fiscal.

Neste capítulo (19 seções)

O ciclo de compras no Nexus cobre entrada manual, importação de XML do fornecedor, manifesto DF-e, pagamentos, atualização de preços e devolução fiscal. Erro na entrada vira estoque e custo errados em toda a cadeia.

Qual fluxo usar?#

Situação Fluxo Por quê
Recebeu o XML da NFe do fornecedor Importar XML de compra (ou manifesto → completa) Menos digitação; custo e itens vêm do XML; vínculo por código de fornecedor/GTIN.
Pedido sem XML ainda / compra avulsa Adicionar compra manual Lança fornecedor, itens e pagamento; status controla se o estoque sobe.
Nota destinada ao CNPJ ainda não “vista” Manifesto DF-e Ciência/confirmação na SEFAZ; depois baixa XML e entra mercadoria.
Material de limpeza, consumo interno (sem estoque de revenda) Compra com tipo Uso e consumo Registra a compra sem cadastrar/movimentar produtos de estoque da mesma forma.
Devolver mercadoria ao fornecedor Devolução (NFe de devolução) Rastreio fiscal + estoque; não “apague” a compra.

Compra manual — campos da tela#

Cabeçalho#

Campo O que é / para que serve Como preencher
Fornecedor Quem vendeu a mercadoria — contato do tipo fornecedor ou ambos (ver Tipos de contato). Obrigatório. Busque o cadastro ou use “+” para cadastro rápido. CPF/CNPJ corretos ajudam no fiscal e no XML futuro.
Nº de referência Número interno ou do pedido do fornecedor. Opcional. Útil para conciliação com boleto/NF do fornecedor.
Data da compra Data/hora da operação. Obrigatório. Padrão = agora.
Status da compra Define se a entrada movimenta estoque.
  • Recebida (received) — sobe estoque (padrão usual)
  • Pendente — ainda não conclui a entrada
  • Pedido (ordered) — pedido em aberto
  • Sem movimento — não movimenta estoque (casos fiscais/especiais; pode vir da natureza)
A natureza de operação, quando associada, pode sugerir o status padrão.
Local do negócio Filial/depósito que recebe a mercadoria. Obrigatório. Com um único local, já vem selecionado; com vários, a busca de produto só libera após escolher o local.
Tipo de compra — Uso e consumo Marca compra de itens que não devem virar catálogo de estoque de revenda. Marque para materiais de consumo interno. A tela troca a grade de produtos por linhas descritivas (descrição, código, unidade, qtde, valor).
Taxa de câmbio Fator quando a compra é em outra moeda (se habilitado). Preencha conforme a política de câmbio da empresa.
Prazo de pagamento Número + dias/meses de prazo comercial. Opcional; pode herdar do fornecedor. Ajuda no contas a pagar.
Anexar documento PDF/imagem do pedido, boleto, XML etc. Respeite o tamanho máximo indicado na tela.

Itens (compra normal)#

Coluna / campo Para que serve
Busca de produto Inclui itens do catálogo. “Novo produto” abre cadastro rápido.
Produto / quantidade / unidade O que entra e em qual unidade de medida.
Custo unitário (antes do desconto / antes do imposto) Base de custo da entrada e do futuro preço de venda.
% desconto na linha Desconto comercial do item.
Imposto / custo líquido / total da linha Composição do custo quando impostos de compra estão habilitados.
Margem de lucro / preço de venda Sugere ou define o novo preço de venda a partir do custo da compra.
Lote / fabricação / validade Controle de lote e validade quando a empresa usa esses recursos no produto.

Itens (uso e consumo)#

Campo Para que serve
Descrição do item Nome livre do item de consumo (ex.: material de limpeza).
Código Código do fornecedor ou interno opcional.
Unidade / quantidade / valor unitário Quantidade e custo para o total da compra (sem montar SKU de estoque).

Totais, descontos e frete da compra#

Campo Para que serve
Tipo e valor de desconto Desconto global da compra (percentual ou valor).
Imposto da compra Taxa/imposto comercial sobre a compra (quando usado).
Detalhes e custos de frete Frete/acréscimos que entram no total da compra.
Total da compra Valor final (itens − descontos + impostos + frete).
Observações adicionais Notas internas da entrada.

Pagamento na própria compra#

Campo O que é / para que serve Como preencher
Vencimento Data do título a pagar. Obrigatório na linha. À vista = hoje; a prazo = data futura.
Valor Valor desta parcela/linha. Obrigatório. A soma deve cobrir o total se a política for quitar na entrada.
Forma de pagamento Dinheiro, boleto, PIX, transferência etc. Obrigatório. Integra com contas a pagar / contas financeiras.
Salvar Grava a compra (e movimenta estoque se status = Recebida). Conferir fornecedor, local, itens e totais antes de salvar.

Importar XML de compra#

Receba o XML da NFe do fornecedor, escolha o local, revise no preview e confirme a entrada.

Tela de upload#

Campo Para que serve
Arquivo para importar XML da NFe de compra (ou pacote aceito pela tela).
Local do negócio Onde o estoque será creditado.
Enviar e revisar Abre o preview com fornecedor, itens e estatísticas de vínculo.

Preview — opções e conferência#

Opção / informação O que é / para que serve Como usar
Estatísticas (produtos existentes / novos) Quantos itens já existem no catálogo vs. a criar. Alerta se a nota vai criar muitos produtos novos — revise vínculos.
Não cadastrar produtos novos Não cria um SKU por item desconhecido; usa produto genérico temporário quando necessário. Útil se o catálogo será importado depois de outro sistema. Evita duplicar produtos “feios”.
% de margem de lucro sobre o custo Calcula preço de venda a partir do custo do XML. Informe a margem padrão da empresa (ex.: 30).
Atualizar preços de venda automaticamente Aplica a margem a todos os itens na confirmação. Marque quando a política for repassar custo novo de uma vez.
Editar preços individualmente Permite ajustar preço de venda item a item no preview. Use quando alguns SKUs têm margem diferente.
Selecionar / desmarcar notas e linhas Importa só o que for confirmado. Desmarque itens que não devem entrar agora.
Fornecedor / produtos da nota Dados extraídos do XML (xProd, qtd, vUnCom etc.). Conferir se o fornecedor bate com o cadastro e se quantidades batem com a NF física.
Confirmar importação Gera a(s) compra(s) e atualiza estoque/cadastros conforme as opções. Só depois da conferência. Arquive o XML após sucesso.

Manifesto fiscal (DF-e)#

Documentos destinados ao CNPJ da empresa aparecem para manifestação do destinatário. Sem manifesto adequado a empresa pode perder visibilidade de notas e prejudicar a escrituração.

Lista e busca#

Ação / campo Para que serve
Filtro por local Documentos associados à filial.
Buscar novos documentos Consulta a SEFAZ/DF-e por notas novas destinadas à empresa.
Importar XML manualmente Sobe um XML + local quando o arquivo já foi recebido por e-mail.

Eventos de manifestação#

Evento Significado Quando usar
1 — Ciência da operação Ciência de que a nota existe (sem confirmar a mercadoria). Primeiro passo para baixar o XML em muitos fluxos.
2 — Confirmação Confirma a operação/recebimento. Quando a mercadoria/serviço está de acordo.
3 — Desconhecimento A empresa desconhece a operação. Nota indevida / fraude suspeita. Exige justificativa na tela.
4 — Operação não realizada Operação não se concretizou. Mercadoria não chegou / operação cancelada de fato. Exige justificativa.
Campo no modal Para que serve
Evento Tipo de manifestação (1–4 acima).
Justificativa Obrigatória para desconhecimento e operação não realizada.

Após ciência/confirmação — completar a entrada#

Com evento 1 ou 2, a lista oferece Completa (entrada detalhada) e Imprimir DANFE. Na tela de completar a entrada você tipicamente:

  • Escolhe o local de estoque (atribuição de estoque);
  • Confere/cadastra o fornecedor se ainda não existir;
  • Para cada item: marca como produto novo ou vincula a produto existente;
  • Informa % de acréscimo para venda sobre o custo, se desejar atualizar preço;
  • Lança faturas/duplicatas quando a tela oferecer;
  • Baixa o XML e salva a entrada.

Lista de compras e pagamentos#

Filtro / ação Para que serve
Status de pagamento Pago, parcial, devido, vencido, sem pagamento — base do contas a pagar.
Local, fornecedor, período Localizar entradas e auditar.
Adicionar / editar pagamento Quitar ou parcelar após a compra (lista de pagamentos de compra).
Ver / editar compra Manutenção da entrada (sujeito a permissão e se o status ainda permite alteração).

Atualização de preços a partir da compra#

Tela/rotina que recalcula preços de venda com base no custo da compra/XML, com filtros e aplicação em massa.

Campo típico Para que serve
Filtros de margem e preço Recorta produtos por margem mínima/máxima, preço de venda ou custo do XML/total.
Margem de lucro em massa (%) Percentual aplicado aos itens selecionados.
Base de cálculo Sobre qual custo a margem incide (conforme opções da tela — ex. custo XML vs. custo total).

Defina a política com o comercial (markup, arredondamento, exceções) antes de aplicar em massa.

Devolução de compra (NFe de devolução)#

Devolução ao fornecedor com documento fiscal próprio — não apague a compra original.

Passo / botão Para que serve
Selecionar XML / origem da devolução Base da devolução (nota/entrada a devolver).
Editar / salvar devolução Ajusta itens/quantidades e grava o rascunho da devolução.
Visualizar DANFE temporária / Gerar XML temporário Conferência antes de autorizar.
Transmitir para SEFAZ Autoriza a NFe de devolução.
Imprimir / Baixar XML Documentos após autorização.
Cancelar / Corrigir (CC-e) Eventos fiscais (mesma disciplina de justificativa e limites da CC-e — ver manual NFe).

Checklist de entrada de mercadoria#

Conferência OK?
XML/NF do fornecedor e mercadoria física conferidos (qtd e produto)☐
Fornecedor cadastrado (ou criado na importação) com documento válido☐
Local de estoque correto☐
Itens vinculados ao SKU certo (ou criados com NCM/tributação)☐
Status Recebida só após aceitar a mercadoria☐
Custos e, se aplicável, novos preços de venda revisados☐
Pagamento/títulos com vencimento corretos☐
XML arquivado / manifesto em ordem☐

Problemas frequentes#

Sintoma Causa provável O que fazer
Estoque não subiu Status pendente/pedido/sem movimento; uso e consumo Usar Recebida em compra de estoque; conferir tipo da compra
XML cria produtos duplicados Sem código de fornecedor/GTIN; nome diferente Vincular no preview; cadastrar códigos de fornecedor; opção “não cadastrar novos” se for o caso
Preço de venda “explodiu” ou zerou Margem em massa errada na importação Revisar % margem; usar edição individual; rotina de atualizar preços com filtro
Não acha documento no manifesto Local/CNPJ errado; ainda não buscou novos; ambiente SEFAZ Buscar novos documentos; conferir certificado e CNPJ do local
Manifestação recusada Evento inválido; falta justificativa nos tipos 3/4 Preencher justificativa; respeitar sequência ciência → confirmação
Contas a pagar não batem Pagamento não lançado ou valor/vencimento errados Conferir linhas de pagamento da compra e lista de pagamentos
Devolução rejeitada na SEFAZ CFOP/natureza, chave referenciada, quantidades Corrigir natureza de devolução; conferir XML de origem; ver manual NFe

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