Fundamentos
Primeiros Passos
Roteiro de implantação: empresa, fiscal, cadastros, primeira venda/compra e go-live.
Neste capítulo (12 seções)
- 1. Acesso e identidade
- 2. Dados da empresa (Configurações do negócio)
- 3. Locais (filiais / depósitos)
- 4. Certificado digital, ambiente e numeração
- 5. Naturezas de operação e padrões fiscais
- 6. Cadastros mestres
- 7. Módulos e plano
- 8. Primeira compra de estoque (opcional, mas recomendado)
- 9. Primeira venda + nota fiscal (ponta a ponta)
- 10. Rotinas do primeiro mês
- Checklist de go-live
- Ordem de leitura do manual (operador novo)
Este é o roteiro de implantação do Nexus: do primeiro login à primeira nota autorizada e à primeira compra de estoque. Cada etapa aponta para o capítulo do manual com o detalhe dos campos.
1. Acesso e identidade#
- Acesse o endereço da instância e faça login com o usuário administrador.
- Defina senha forte e, se disponível, autenticação em dois fatores.
- Atualize o perfil (nome, preferências de idioma e notificações).
- Crie usuários por função (caixa, estoque, financeiro, compras, fiscal) — não compartilhe o admin no balcão.
2. Dados da empresa (Configurações do negócio)#
Capítulo completo: Configurações. Preencha no mínimo:
- Razão social, nome fantasia, CNPJ/CPF, IE e IM (se houver);
- Endereço completo com cidade da lista IBGE;
- Regime tributário (Simples ou Normal) — define CST vs CSOSN;
- Logo, moeda, fuso, formato de data;
- Preferências de estoque (negativo, validade, lote etc.).
3. Locais (filiais / depósitos)#
- Cadastre cada loja ou CD em Locais do negócio.
- Confira endereço, IE do local, séries e CSC quando a filial emitir.
- Vincule esquema/layout de fatura e, se quiser, grupo de preço padrão do local.
4. Certificado digital, ambiente e numeração#
| Item | Ação | Critério de pronto |
|---|---|---|
| Certificado A1 | Upload do .pfx/.p12 + senha nas configurações do negócio | Sistema lê o certificado sem erro; data de validade anotada |
| Ambiente | Homologação primeiro | Testes não contaminam produção |
| Último número + série | NFe, NFCe (e CTe/MDFe se usar) | Alinhado ao último número real do emissor anterior |
| CSC ID + CSC | Portal da SEFAZ do estado (NFCe) | Par do mesmo ambiente (homologação/produção) |
5. Naturezas de operação e padrões fiscais#
- Cadastre naturezas do dia a dia: venda, devolução, entrada de compra, etc. (CFOP estadual/interestadual, finalidade, sobrescrever CFOP, destacar impostos).
- Defina a natureza padrão do PDV nas configurações de PDV.
- Ajuste padrões de produto (NCM, CST/CSOSN, % impostos, CFOP de saída) na aba Produto das configurações.
- Opcional: ative regras tributárias automáticas e cadastre DIFAL se houver venda interestadual frequente.
Detalhe dos campos: manual Configurações.
6. Cadastros mestres#
| Ordem | Cadastro | Manual | Mínimo para operar |
|---|---|---|---|
| 1 | Unidades, categorias, marcas, templates de variação | Produtos e Estoque | Unidade padrão e categorias principais |
| 2 | Produtos (ou importação + amostra fiscal) | Produtos e Estoque | NCM, CST/CSOSN, preço, estoque, locais |
| 3 | Clientes e fornecedores | Clientes e Fornecedores | CPF/CNPJ, IE, contribuinte/consumidor final, endereço, celular |
| 4 | Contas financeiras / formas de pagamento | Gestão Financeira | Conta caixa e conta bancária operacional |
| 5 | Usuários e papéis | Usuários e permissões | Caixa sem permissão de admin; desconto limitado |
| 6 | Estoque de abertura (se migração) | Produtos e Estoque | Saldos conferidos por local |
7. Módulos e plano#
Confira o que está ativo no plano: PDV, compras, CTe, MDFe, SPED, CONAMA, WhatsApp, etc. Módulo desligado some do menu — isso é esperado. Não treine a equipe em telas que o plano não inclui.
8. Primeira compra de estoque (opcional, mas recomendado)#
- Cadastre ou importe um fornecedor (manual Contatos).
- Importe um XML de compra em homologação de processo (ou lance compra manual com status Recebida).
- Confera vínculos de produto, quantidades e custo (manual Compras).
- Confirme: estoque subiu no local correto.
9. Primeira venda + nota fiscal (ponta a ponta)#
| Cenário | Passos | Manuais |
|---|---|---|
| Varejo (NFCe) | Abrir caixa → PDV → cliente walk-in ou identificado → itens → pagar (F2/F4) → Gerar/Transmitir NFCe → imprimir | Vendas e PDV; NFe e NFCe |
| B2B (NFe) | Venda direta → cliente com IE/endereço → natureza de venda → itens → finalizar → Gerar/Transmitir NFe → DANFE/XML | Vendas e PDV; Contatos; NFe e NFCe |
Critério de sucesso da implantação:
- Estoque baixou (se status Final / não “sem movimento”);
- Financeiro/caixa registrou o pagamento;
- SEFAZ retornou autorizado (estado APROVADO);
- XML e impressão disponíveis.
10. Rotinas do primeiro mês#
- Caixa: abrir/fechar diariamente; sangria com observação.
- Compras: manifesto + importação de XML com conferência.
- Fiscal: exportar XML do período para a contabilidade (Configurações → Exportar XML).
- Backup: política de cópia dos XMLs e do banco conforme o contrato de hospedagem.
- Certificado: calendário de vencimento do A1.
Checklist de go-live#
| Etapa | Pronto? | Capítulo de apoio |
|---|---|---|
| Empresa e filiais cadastradas | ☐ | Configurações |
| Certificado A1 + ambiente + séries + CSC | ☐ | Configurações |
| Naturezas e padrões fiscais de produto | ☐ | Configurações |
| Produtos com NCM/CST e estoque inicial | ☐ | Produtos e Estoque |
| Clientes e fornecedores com dados fiscais | ☐ | Clientes e Fornecedores |
| Usuários com papéis corretos | ☐ | Usuários e permissões |
| PDV + NFCe autorizada (homologação e depois produção) | ☐ | Vendas e PDV; NFe e NFCe |
| Venda direta + NFe autorizada | ☐ | Vendas e PDV; NFe e NFCe |
| Compra/XML de entrada testados | ☐ | Compras |
| Fechamento de caixa e exportação XML à contabilidade definidos | ☐ | Vendas e PDV; Configurações |
Ordem de leitura do manual (operador novo)#
- Interface e navegação — achar o menu e o botão Manual.
- Primeiros passos (este capítulo) — visão do go-live.
- Configurações — só se for admin de implantação.
- Conforme a função:
- Caixa → Vendas e PDV → NFe e NFCe (NFCe)
- Compras → Compras → Contatos (fornecedor)
- Fiscal → NFe e NFCe → Configurações (naturezas)
- Cadastro → Produtos e Estoque → Contatos
- FAQ e suporte — quando o erro já aconteceu.