Administração e Escala

Configurações

Negócio, certificado, CSC, naturezas/CFOP, locais, padrões fiscais e exportação XML.

Neste capítulo (26 seções)

As configurações definem como o Nexus emite notas, numera documentos, aplica CFOP e preenche produtos novos. Erro aqui se multiplica em todas as vendas e compras. Este capítulo explica as telas e o significado dos campos que mais impactam a operação fiscal.

Ordem recomendada de configuração#

  1. Dados da empresa: razão social, CNPJ, IE, endereço, regime, logo.
  2. Certificado A1 + ambiente SEFAZ (homologação primeiro).
  3. Séries e últimos números (NFe, NFCe, CTe, MDFe) + CSC (NFCe).
  4. Padrões fiscais de produto (NCM, CST/CSOSN, % impostos, CFOP padrão).
  5. Naturezas de operação do dia a dia (venda, devolução, transferência…).
  6. Locais/filiais (se multi-loja: cada um com série/CSC quando aplicável).
  7. Regras tributárias / DIFAL se a empresa usa automação por NCM ou interestadual.
  8. Teste em homologação: produto + cliente + natureza → NFe/NFCe autorizada.

Configurações do negócio#

Tela única com as seções em cinco grupos à esquerda: Empresa, Documentos fiscais, Operação, Contabilidade e Sistema. Só administradores devem alterar. Cada seção tem a própria barra com o botão Salvar e grava apenas os campos dela: salvar uma seção não altera as outras. Se algum campo estiver inválido, ele fica destacado em vermelho com a explicação e nada da seção é gravado.

Enquanto houver mudança não gravada, a barra mostra Alterações não salvas, um ponto azul marca a seção na navegação e o botão Descartar volta aos valores salvos. Um ponto âmbar ou vermelho indica o que pede atenção: certificado perto de vencer ou inválido e emissão em homologação.

A seção aberta fica no endereço da página (por exemplo /business/settings#vendas), então dá para recarregar ou mandar o link de uma seção específica. A busca acima da navegação encontra qualquer campo pelo nome, com ou sem acento: ao escolher um resultado, a tela abre a seção certa e leva até o campo. No celular, a tela abre na lista de seções, e cada seção tem o botão de voltar.

Mapa das seções principais#

Seção Para que serve Quando mexer
Dados da empresa Identificação, regime, contato, logotipo e endereço. Implantação e mudança cadastral.
Certificado digital Situação e validade do certificado A1, envio do arquivo e da senha. Implantação e renovação do certificado.
Moeda e região Moeda, casas decimais, fuso, formatos de data e hora, exercício e margem padrão. Implantação.
Emissão de documentos Ambiente da SEFAZ, numeração e série, CSC, CNPJ autorizado e observações da NF-e. Virada de homologação para produção, mudança de série.
Impostos Identificadores de imposto extras e flag de regras tributárias automáticas. Quando ativar aplicação automática de regras por NCM.
Produtos Comportamento de estoque/cadastro e padrões fiscais (NCM, CST, CFOP, %). Antes de cadastrar/importar o catálogo em massa.
Vendas Regras comerciais de venda (comissões, descontos, fluxo). Política comercial da empresa.
PDV Atalhos, natureza padrão do PDV, opções de tela. Antes de liberar o balcão.
Compras Preferências de entrada e fluxo de compra. Padronizar status e comportamentos de suprimentos.
SPED Fiscal / Contribuições Parâmetros da escrituração digital. Com o contador, antes do primeiro arquivo do período.
Perfil de CT-e / MDF-e / NFS-e Defaults dos módulos de transporte e serviços. Quando esses módulos estiverem ativos.
Aparência / Prefixos / E-mail Formatação, numeração interna de documentos e canais. Implantação e manutenção de integração.
Módulos Liga/desliga áreas do menu. Plano contratado.
Integração Domínio / WhatsApp Conexões externas (contábil Domínio, CRM WhatsApp). Quando a empresa usar essas integrações.

Dados da empresa, certificado e emissão#

Campo O que é / para que serve Como preencher
CPF/CNPJ Documento do emitente. Obrigatório. Deve ser o mesmo do certificado e da IE.
IE Inscrição estadual do emitente. Obrigatório para emissão de ICMS. Confira com a SEFAZ do estado.
Inscrição municipal IM para NFS-e / ISS quando aplicável. Preencha se emitir serviço no município.
Regime tributário Simples Nacional ou Regime Normal (CRT). Define se produtos usam CSOSN (Simples) ou CST (normal). Erro aqui = rejeição em massa.
RNTRC (ANTT) Registro de transportador (quando a empresa opera como tal). Obrigatório em fluxos de transporte que exijam RNTRC.
Razão social / Nome fantasia Identificação legal e comercial. Obrigatórios. Razão social vai para a NFe.
Endereço (rua, nº, bairro, CEP, cidade) Endereço do emitente no XML. Cidade da lista IBGE do sistema. Divergência com a SEFAZ gera rejeição.
Logo Imagem em documentos e sistema. Arquivo leve; proporção adequada ao layout de impressão.
Texto personalizado nas observações da NFe Mensagem fixa no campo de informações complementares. Use para textos legais recorrentes (ex.: mensagem do Simples, se configurado).

Certificado digital A1#

Campo / ação Para que serve Como usar
Arquivo do certificado Upload do A1 (.pfx / .p12) usado para assinar e transmitir documentos. Selecione o arquivo válido da empresa (mesmo CNPJ do cadastro).
Senha do certificado Desbloqueia o A1 no servidor. Obrigatória. Guarde com segurança; senha errada impede emissão.
Download / status do certificado Confirma se o certificado foi lido e está armazenado. Se aparecer erro de leitura, reenvie o arquivo e confira a senha/validade.

Ambiente, CSC e numeração#

Campo O que é / para que serve Como preencher
Ambiente Homologação (2) ou Produção (1) na SEFAZ. Comece em homologação. Produção só com operação validada.
Contribuinte do IPI Indica se a empresa destaca/recolhe IPI nas saídas. Conforme regime e atividade. Alinhe com o contador.
CSC ID e CSC Código de Segurança do Contribuinte da NFCe (portal da SEFAZ do estado). Obrigatórios para NFCe. Copie exatamente do portal; ID e token formam o par.
Autorizado XML (CNPJ) CNPJ autorizado a baixar o XML (ex.: contabilidade). Informe o CNPJ do escritório quando quiser autorização automática no XML.
Último número + série (NFe, NFCe, CTe, MDFe) Controle de numeração: o próximo documento usa último + 1 na série informada. Na implantação, coloque o último número já usado no emissor anterior (não o próximo). Séries distintas evitam colisão entre ambientes ou equipamentos.

Aba Produto: padrões fiscais (herdados no cadastro)#

Quando você cria um produto novo, vários campos da aba Tributação já vêm preenchidos com estes padrões. Configure-os com o contador antes da importação em massa.

Campo típico Para que serve
NCM padrão Sugestão inicial de NCM, ainda deve ser revisado no cadastro de cada produto.
CST/CSOSN padrão Situação tributária default alinhada ao regime da empresa.
% ICMS / PIS / COFINS / IPI padrão Alíquotas iniciais do cadastro de produto.
CFOP saída estadual / interestadual padrão CFOP de produto quando a natureza não sobrescreve.

Seção Impostos: regras automáticas#

Campo Para que serve
Aplicar regras tributárias automaticamente Se ativo, produtos novos/importados recebem regras de Configurações → Regras Tributárias com base no NCM e no regime.
Identificadores fiscais extras / imposto inline Rótulos e números de imposto adicionais; exibição linha a linha nas transações quando habilitado.

Aba PDV: natureza padrão#

Campo Para que serve
Natureza da operação para vendas no PDV Natureza aplicada automaticamente nas vendas de balcão (geralmente venda de mercadoria / consumidor final).

Locais do negócio (filiais / depósitos)#

Cada local é um ponto de estoque e, em muitos casos, de emissão (série, CSC, endereço). Cadastre loja, CD e filiais separadamente quando a operação exigir.

O local principal (o primeiro cadastrado) emite com a configuração fiscal da empresa: CNPJ, endereço do emitente, certificado, séries e numeração vêm das seções do grupo Empresa e de Emissão de documentos. Por isso a edição dele mostra só os dados do local, com um aviso e o link para Configurações > Dados da empresa. Os demais locais emitem com a configuração própria. A coluna Configuração fiscal da lista de filiais mostra de onde cada local tira esses dados; "Própria, sem CNPJ" indica uma filial que ainda não tem os dados fiscais preenchidos.

Campo O que é / para que serve Como preencher
CNPJ / Nome fantasia / Razão social Identificação do local (pode ser o mesmo CNPJ da matriz ou filial). Obrigatórios. CNPJ de filial quando houver inscrição própria.
UF / Cidade / endereço completo Endereço do local (estoque e, se emitir dali, emitente). Cidade da lista; CEP e bairro coerentes.
IE / Inscrição municipal Inscrições do local. IE obrigatória no formulário de local quando o fluxo fiscal exigir.
Regime Regime do local, se diferente/configurável na tela. Alinhe ao CRT real da empresa/filial.
Últimos números e séries (NFe, NFCe, CTe, MDFe) Numeração por local. Evite duas filiais na mesma série/número se a SEFAZ tratar como um único emitente, planeje séries por local.
Ambiente Homologação ou produção neste local. Homologação em testes; produção na operação real.
CSC ID / CSC Token de NFCe do local/contribuinte no estado. Obrigatórios no cadastro de local. Cada UF/portal gera o par.
Esquema e layout de fatura Numeração interna e aparência de documentos do local. Obrigatórios. Cadastre esquemas/layouts antes se ainda não existirem.
Grupo de preço padrão Tabela de preço default das vendas daquele local. Opcional; útil em multi-loja com política diferente.
Produtos em destaque no PDV Atalhos de produtos na tela de caixa daquele local. Selecione itens de alta rotação do balcão.

Naturezas de operação#

A natureza é o “molde” da nota e de parte do estoque: descreve a operação, a finalidade da NFe e os quatro CFOPs (entrada/saída × estadual/interestadual). É escolhida na venda, compra e emissão.

Informações básicas#

Campo O que é / para que serve Como preencher
Descrição Nome amigável na lista (ex.: “Venda de mercadoria”, “Devolução de venda”). Obrigatório. Use nomes que o time reconheça no PDV e na emissão.
Tipo Saída (1) ou Entrada (0). Saída = venda/remessa; Entrada = compra/retorno de entrada etc.
Finalidade (finNFe) Finalidade legal da NFe.
  • 1: NFe normal (maioria das vendas)
  • 2: Complementar
  • 3: Ajuste
  • 4: Devolução de mercadoria
  • 5: Nota de crédito (abre tipo NF crédito)
  • 6: Nota de débito (abre tipo NF débito)
Tipo NF Débito / Crédito Detalhamento exigido quando finalidade é 6 ou 5 (ajuste SINIEF / schema recente). Só aparece se finNFe for 6 ou 5. Escolha o código da lista; exige schema PL_010_V1.30 na empresa.
Sobrescrever CFOP do produto Se Sim, a natureza manda no CFOP da linha; se Não, prevalece o CFOP do produto quando aplicável. Use Sim em naturezas especiais (bonificação, transferência, devolução) para não depender do CFOP “de venda” do produto.
Bonificação Marca operação de brinde/bonificação. Sim quando a saída é bonificação (CFOP e tributação próprios, valide com o contador).
Destacar impostos Controla somente os tributos efetivos: ICMS, PIS, COFINS e IPI. Sim no padrão comercial. Não zera esses destaques na NF, use só com orientação fiscal.
Informar IBPT Inclui o valor aproximado dos tributos da Lei 12.741/2012 no XML e nas informações complementares. Use Sim nas vendas ao consumidor. É informativo e não altera os impostos devidos nem o total financeiro.
Status padrão de compra Status aplicado ao lançar compra com esta natureza.
  • Recebida: movimenta estoque
  • Pendente / Pedido: ainda não conclui entrada
  • Sem movimento: não mexe no estoque
Status padrão de venda Status na emissão de saída com esta natureza.
  • Final: baixa estoque
  • Sem movimento: não baixa (garantia, alguns retornos); permite itens sem saldo

CFOPs da natureza#

Campo Quando o sistema usa Exemplo comum*
CFOP entrada estadual Compra/entrada com fornecedor no mesmo UF. 1102
CFOP entrada interestadual Entrada com fornecedor de outro UF. 2102
CFOP saída estadual Venda/saída para cliente no mesmo UF. 5102
CFOP saída interestadual Saída para cliente de outro UF. 6102

*Exemplos ilustrativos de venda/compra de mercadoria. Devolução, ST, transferência e industrialização usam outros CFOPs, confirme com o contador.

Catálogo enxuto de naturezas (sugestão operacional)#

  • Venda de mercadoria (normal), PDV e NFe de saída padrão
  • Venda interestadual / consumidor final (se a política fiscal exigir natureza separada)
  • Devolução de venda e devolução de compra
  • Transferência entre locais (se aplicável)
  • Bonificação / brinde (se a empresa pratica)
  • Entrada de compra / industrialização / consignação, só se o negócio usar

Evite dezenas de naturezas “quase iguais”. Nomeie de forma inequívoca e treine o time a não inventar CFOP na pressa da emissão.

Regras tributárias#

Tela de Regras Tributárias com abas Federal (PIS/COFINS/IPI), Estadual (ICMS), Municipal (ISS) e catálogo NCM. A aba federal permite criar regras por NCM e popular base legal (ex.: monofásicos da Lei 10.485/2002).

Conceito Para que serve
Regra por NCM Define CST e alíquotas federais (e futuramente outras esferas) aplicadas ao produto daquele NCM.
Auto-aplicar (seção Impostos das configurações) Empurra a regra para produtos novos/importados, reduzindo erro manual no cadastro.
Popular com base legal Acelera carga inicial de regras conhecidas; revise se o regime da empresa se aplica.

DIFAL e percentual de imposto por estado#

Tela / campo Para que serve
DIFAL, UF Estado de destino da regra.
CFOP CFOP ao qual a partilha se aplica.
% ICMS UF destino / interno / interestadual / FCP Percentuais da partilha DIFAL e fundo de pobreza do destino.
% imposto por estado Cadastro de alíquotas interestaduais reutilizáveis (apoio ao produto e à operação).

Use essas telas para não repetir percentuais item a item em catálogos grandes com venda interestadual.

Esquemas e layouts de fatura#

Recurso Para que serve Campos principais
Esquema de fatura Regra de numeração interna de documentos (prefixo, início, dígitos). Nome, prefixo, número inicial, total de dígitos.
Layout de fatura Aparência do documento impresso (campos, logo, textos). Configuração visual vinculada ao local/esquema.

O local do negócio referencia o esquema e o layout. Não confunda numeração interna de fatura com série/número fiscais da NFe/NFCe (esses ficam no negócio/local fiscal).

Dados da contabilidade#

Cadastro do escritório contábil para SPED, exportações e contato oficial.

Campo Para que serve
CRC, letra e dígito Registro do contabilista responsável.
Nome do contabilista / CPF Identificação do profissional.
CNPJ e nome do escritório Dados da empresa contábil (CNPJ e nome obrigatórios no form).
Endereço, UF, município, telefone, e-mail Contato e endereço do escritório para obrigações e comunicação.

Integração Domínio#

Envia sozinho ao escritório contábil, pela API da Domínio (Onvio), as NF-e de saída e de entrada, NFC-e, devoluções, CT-e e NFS-e e, depois que cada nota é armazenada na Domínio, as baixas das parcelas pagas. A integração é por CNPJ: a matriz e cada filial com CNPJ próprio têm a sua. Documentos emitidos em homologação não são enviados.

  1. O contador gera no Onvio uma chave de API para o CNPJ, com as opções Nota fiscal e Baixa de parcela habilitadas.
  2. Em Configurações > Integração Domínio, cole a chave no CNPJ correspondente e clique em Confirmar chave para ver o escritório e o cliente que ela representa.
  3. Escolha a partir de que data os documentos devem ser enviados e clique em ativar.
Opção Para que serve
Enviar automaticamenteLiga ou desliga o envio daquele CNPJ sem perder a chave.
Enviar baixas de parcelasAlém das notas, envia os recebimentos e pagamentos das parcelas.
Contador tem BOX-eMarque quando o escritório usa o BOX-e da Domínio.
Enviar documentos desdeData inicial dos documentos que entram na fila.

Cada CNPJ mostra quantos documentos estão armazenados, aguardando a Domínio, em nova tentativa, com erro e na fila. A lista de envios traz o retorno da Domínio de cada documento e o botão Reenviar para os que falharam.

Exportar XML#

Rotina mensal típica: após o fechamento, gerar pacote para a contabilidade ou backup.

Campo Para que serve
Mês / ano ou data inicial e final Período dos documentos.
Filtro por data Qual data usar no recorte (emissão, etc., conforme opções da tela).
Localização Filial de origem dos XMLs.
Tipos de XML NFe saída, NFe entrada, CTe, MDFe (marque o que o contador pediu).
Status Aprovados e/ou cancelados.
Gerar DANFE Inclui PDF junto do pacote quando marcado.

Envio à contabilidade#

Painel no fim da tela que envia sozinho, todo mês, o ZIP com os XMLs do mês anterior ao e-mail cadastrado em Dados da contabilidade.

Campo Para que serve
Contabilidade / E-mail do destinatário Escritório cadastrado em Dados da contabilidade ou, escolhendo Outro destinatário, só um e-mail, sem cadastro (não afeta o SPED).
Dia do envio De 1 a 28. A partir desse dia o sistema gera o pacote do mês anterior.
Modo Com aprovação: o pacote fica aguardando no histórico até alguém clicar em Aprovar e enviar. Enviar direto: segue sem intervenção, exceto quando há documento sem arquivo XML, que sempre para para aprovação.
Filtro por data, localização, documentos, cancelados, DANFE Os mesmos critérios da exportação manual, aplicados ao mês inteiro.
Cópia para Outros e-mails que recebem o pacote, separados por ponto e vírgula.
Avisar quando houver pacote para aprovar Recebe o aviso de pacote pendente e é o “responder para” do e-mail à contabilidade.
Envio automático ligado Desligado, nada sai sozinho; o botão Enviar agora continua disponível.

Notas do mês lançadas ou canceladas depois do envio seguem num complemento, que contém só o que mudou. Pacotes acima de 15 MB vão como link de download válido por 30 dias em vez de anexo. Reenviar gera de novo o pacote completo da competência.

Assunto, texto, CC e CCO do e-mail ficam no modelo Envio de XMLs à contabilidade, em Modelos de notificação. Enquanto a empresa não personaliza, vale o texto padrão do sistema.

Alíquotas e grupos de imposto#

Tabela IBPT

A manutenção é global e exclusiva do Superadmin. Importe o CSV oficial completo por UF; versão, fonte e vigência são lidas do próprio arquivo.

Tabelas vencidas não são utilizadas. Quando o NCM não existe ou a tabela da UF está ausente, NF-e, NFC-e e devolução usam as alíquotas fiscais do produto como fallback e registram um aviso no log.

Alíquotas comerciais usadas em preço, venda e compra. Não substituem a tributação fiscal do produto (CST/CSOSN, PIS/COFINS/IPI) nem os CFOPs da natureza, são o “imposto do pedido” do lado comercial.

CadastroCampoO que é / como preencher
Alíquota (tax rate)NomeComo aparece nas listas de seleção (ex.: “ICMS 18%”).
Taxa (%)Percentual aplicado. Use ponto/vírgula conforme o padrão da tela.
Grupo de impostosNomeIdentificação do grupo (ex.: “ICMS + IPI revenda”).
Alíquotas do grupoSelecione duas ou mais alíquotas já cadastradas. O grupo soma os componentes e passa a ser escolhível como se fosse uma alíquota única.

Impressoras#

Estações térmicas usadas pelo PDV. Cada local pode ter a sua.

CampoO que é / para que serveComo preencher
NomeIdentificação da impressora na seleção do PDV.Use local + posição: “Loja 1, caixa 2”.
Tipo de conexãoComo o sistema alcança o equipamento (rede ou caminho local).Define quais dos campos abaixo ficam obrigatórios.
Perfil de capacidadeConjunto de comandos que o modelo entende.Comece pelo perfil padrão; troque só se a impressão sair truncada ou com caracteres estranhos.
Caracteres por linhaLargura útil do papel em caracteres.Bobina 80 mm costuma usar 48; 58 mm, 32. Ajuste até o cupom parar de quebrar linha.
Endereço IP / PortaDestino na rede.Obrigatórios em impressora de rede. Reserve IP fixo no roteador.
CaminhoDispositivo/URL local.Usado quando a conexão não é por IP.

Códigos de barras e etiquetas#

Um “padrão de etiqueta” descreve a folha física. Depois de cadastrado, ele aparece na tela de impressão de etiquetas dos produtos.

CampoPara que serve
Nome / DescriçãoIdentificação do padrão (ex.: “Pimaco 6183, 3 col.”).
Margem superior / esquerdaOnde a primeira etiqueta começa na folha.
Largura / alturaTamanho de cada etiqueta.
Largura / altura do papelTamanho da folha inteira.
Etiquetas por linhaQuantas colunas a folha tem.
Distância entre linhas / colunasEspaço entre etiquetas vizinhas.
Etiquetas por folhaTotal impresso em cada página.

Checklist de configuração “pronta para emitir”#

Item OK?
CNPJ, IE, endereço e regime corretos no negócio☐
Certificado A1 válido e senha correta☐
Ambiente definido (homologação ou produção)☐
Séries e últimos números alinhados ao histórico☐
CSC ID + CSC configurados (se usa NFCe)☐
Padrões de produto (CST/CSOSN, CFOP, %) revisados com contador☐
Naturezas do dia a dia cadastradas e nomeadas☐
Natureza padrão do PDV apontando para a natureza de venda☐
Locais com estoque e numeração coerentes☐
Dados da contabilidade preenchidos (se SPED/exportação)☐
Nota de teste autorizada de ponta a ponta☐

Problemas frequentes#

Sintoma Causa provável O que fazer
Falha ao assinar / transmitir Certificado vencido, senha errada, arquivo corrompido Reenviar A1, conferir senha e validade; testar consulta SEFAZ
Rejeição de numeração / duplicidade Último número desatualizado após migração Ajustar último número/série; inutilizar buracos se a legislação exigir
NFCe rejeita CSC CSC ID/token trocados ou de outro ambiente/UF Recopiar do portal da SEFAZ do estado; conferir homologação×produção
Produto novo com imposto “estranho” Padrão da seção Produtos ou regra automática inadequada Corrigir padrões; revisar regras tributárias e auto-aplicar
CFOP errado na nota Natureza sem sobrescrita + CFOP de produto de venda; ou natureza errada na tela Escolher natureza correta; marcar sobrescrever CFOP em casos especiais
Estoque não movimentou (ou movimentou demais) Status padrão da natureza = sem movimento / final indevido Ajustar status padrão de venda/compra na natureza
Impostos zerados na DANFE Destacar impostos = Não na natureza Voltar para Sim, salvo operação que realmente não destaca
Exportação XML vazia Período, local ou tipos desmarcados Ampliar datas; marcar tipos e status; conferir local

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Primeiros Passos Roteiro de implantação: empresa, fiscal, cadastros, primeira venda/compr... NFe e NFCe Gerar, transmitir, cancelar, CC-e, contingência, inutilização e listas d... Produtos e Estoque Guia da tela de cadastro: abas, campos, tributação fiscal, preços e esto...