Operação Comercial

Clientes e Fornecedores

Cadastro fiscal e operacional: CPF/CNPJ, IE, contribuinte, endereço, grupos e importação.

Neste capítulo (16 seções)

Clientes e fornecedores alimentam vendas, compras, NFe/NFCe, contas a pagar/receber e o extrato (ledger). O ponto crítico é o bloco fiscal: CPF/CNPJ, IE, contribuinte e consumidor final — se estiverem errados, a SEFAZ rejeita a nota mesmo com produto correto.

Tipos de contato#

Tipo Para que serve Onde aparece
Cliente (customer) Destinatário de vendas e PDV, de NFe/NFCe e das contas a receber. Lista de clientes; seleção na venda/PDV.
Fornecedor (supplier) Origem de compras, XML de entrada e contas a pagar. Lista de fornecedores; seleção na compra.
Ambos (both) Mesma pessoa/empresa atua como cliente e fornecedor. Aparece nas duas listas; um único cadastro, sem duplicar CPF/CNPJ.

Fluxo recomendado de cadastro#

  1. Abra a lista de Clientes ou Fornecedores e clique em adicionar (ou use o cadastro rápido na venda/compra).
  2. Informe o CNPJ/CPF e saia do campo: o sistema valida e, em CNPJ, tenta preencher razão social, IE e endereço.
  3. Confira (ou complete) IE, Consumidor final e Contribuinte — regras abaixo.
  4. Garanta endereço completo (CEP, rua, número, bairro, cidade) e celular.
  5. Salve. Se for cliente com tabela especial, edite e vincule o grupo de clientes.

Estrutura da tela de cadastro / edição#

O formulário é um modal com seções. No cadastro novo o foco é o essencial; na edição há seção fiscal explícita, código interno e grupo de clientes.

Seção Para que serve
Dados básicos Documento, nomes, tipo de contato e e-mail.
Informações fiscais (destaque na edição) CPF/CNPJ, IE, contribuinte, consumidor final e grupo de clientes.
Endereço principal Endereço que vai para a NFe e para cobrança/correspondência.
Informações de contato Celular, telefone fixo, e-mail e representante comercial.

Dados básicos e identificação#

Campo O que é / para que serve Como preencher
CNPJ/CPF Documento fiscal do destinatário/remetente. Identidade única no ERP. Obrigatório. Máscara automática. Ao sair do campo (CNPJ), o sistema consulta dados e preenche nome, IE e endereço quando disponíveis.
Inscrição Estadual (IE/RG) IE da empresa no estado (ou RG em alguns fluxos de PF). Define se o contato é contribuinte de ICMS. Para CNPJ contribuinte, informe a IE ativa. Use ISENTO ou deixe vazio quando não houver IE — o sistema trata como não contribuinte.
Razão Social / Nome Nome que aparece na nota e nos relatórios. Obrigatório. Em CNPJ, costuma vir da consulta. Em CPF, nome completo da pessoa.
Nome Fantasia (supplier_business_name) Nome comercial / fantasia. No cadastro novo costuma ser obrigatório. Em PF, pode repetir o nome se não houver fantasia.
Tipo Cliente, fornecedor ou ambos. Obrigatório. Escolha conforme o uso; altere para Ambos se a mesma empresa compra e vende com você.
Código do contato (contact_id) Código interno livre (edição/importação). Opcional. Útil para migrar códigos do sistema antigo ou de planilha.
E-mail Envio de DANFE/XML, boletos e comunicação. Opcional, mas recomendado para faturamento eletrônico.

Campos fiscais críticos (cliente)#

Estes campos montam o destinatário da NFe/NFCe. O sistema aplica regras automáticas ao validar CPF/CNPJ e IE — entenda-as para não “brigar” com o formulário.

Campo O que é / para que serve Como preencher
Contribuinte Indica se o contato é contribuinte de ICMS (tem IE válida). Vai para o indicador de IE da NFe.
  • Sim: CNPJ com IE ativa (não isenta).
  • Não: CPF, ou CNPJ sem IE / IE “ISENTO”.
O sistema força Não em CPF e em IE vazia/ISENTO.
Consumidor final Flag fiscal da operação com o destinatário (indFinal na NFe).
  • Varejo / pessoa física: em geral Sim.
  • Revenda com IE (contribuinte): frequentemente Não.
Regra da Receita no sistema: se contribuinte = Não, consumidor final deve ser Sim (o ERP ajusta automaticamente).
Grupo de clientes Segmentação comercial (varejo, atacado, VIP…) e vínculo com política de preço. Opcional. Só para cliente/ambos. Cadastre grupos em Grupos de clientes antes de vincular.
Representante comercial Usuário/vendedor responsável pelo cliente (comissões e acompanhamento). Opcional. Lista usuários com perfil de representante/vendedor da empresa.

Matriz rápida: documento × IE × flags#

Situação Contribuinte Consumidor final
CPF (11 dígitos) Não Sim (forçado)
CNPJ sem IE ou IE = ISENTO Não Sim (forçado)
CNPJ com IE ativa (revenda) Sim Em geral Não (conforme o negócio)
CNPJ com IE ativa (usa e não revende) Sim Pode ser Sim — alinhe com o contador

Endereço principal#

Endereço incompleto é uma das rejeições mais comuns da SEFAZ (município, CEP, UF). O CEP com 8 dígitos dispara busca automática de logradouro/bairro quando o serviço está disponível.

Campo O que é / para que serve Como preencher
CEP Código postal; base da busca de endereço. Obrigatório. Digite e saia do campo (ou Enter) para autocompletar.
Rua Logradouro na NFe. Obrigatório. Confira se a consulta preencheu com tipo (Rua, Av.) + nome.
Número Número do imóvel. Obrigatório. Use S/N só se realmente não houver número.
Complemento Apto, sala, bloco etc. Opcional, mas útil para entrega e cobrança.
Bairro Bairro no XML (máx. 60 caracteres no cadastro). Obrigatório. Se a API não retornar, preencha manualmente antes de salvar.
Cidade Município IBGE vinculado no sistema (define UF e código da cidade na nota). Obrigatório. Busque pelo nome; não digite cidade “livre” fora da lista.
Ponto de referência (landmark) Ajuda operacional de entrega/localização. Opcional. Não substitui o endereço fiscal.

Telefones e comunicação#

Campo Para que serve Como preencher
Celular Contato principal; WhatsApp CRM e comunicação operacional. Obrigatório no formulário. Use DDD + número.
Telefone fixo Contato alternativo (financeiro, compras). Opcional.
E-mail Envio de documentos e cobranças. Opcional no form, altamente recomendado para PJ.

Lista de clientes e fornecedores#

Cada lista tem filtros e ações conforme a permissão do usuário.

Filtro / ação Para que serve
Grupo de cliente Filtra a base comercial (só na lista de clientes).
Cidade / Estado Segmentação geográfica e rotas.
Status (ativo / inativo) Oculta contatos desativados da operação do dia a dia.
Visualizar ficha Abre o painel do contato com extrato, compras/vendas e documentos.
Editar / excluir Manutenção do cadastro (exclusão sujeita a permissão e a não ser contato padrão do sistema).

Ficha do contato (após abrir o cadastro)#

Na visualização do contato você encontra abas de histórico — não é o formulário de cadastro, e sim o CRM operacional daquele parceiro.

Aba Para que serve
Extrato (Ledger) Movimentação financeira e saldo do contato no período.
Compras Histórico de compras (fornecedor/ambos).
Vendas Histórico de vendas (cliente/ambos), com filtros de período e pagamento.
Documentos e anotações Anexos (contratos, procurações) e notas internas auditáveis.

No resumo da ficha também aparecem totais de compra/venda, valores pagos, saldos em aberto e saldo de abertura, quando existirem.

Grupos de clientes#

Menu de Grupos de clientes: organize a base e aplique política comercial.

Campo Para que serve Como preencher
Nome do grupo Identificação (Varejo, Atacado, Convenio, Poder público…). Obrigatório. Nome claro para o time de vendas.
% de cálculo Percentual usado na política de preço do grupo (conforme configuração do sistema). Opcional. Combine com grupos de preço de venda dos produtos para multi-tabela.

Importação de contatos#

Use a planilha modelo (.xls) baixada na própria tela de importação. Preencha conforme as colunas e valide uma amostra pequena antes da base inteira.

Coluna (resumo) Obrigatório? Observação
Tipo de contato Sim Cliente, fornecedor etc., conforme instrução da tela.
Nome / nome fantasia Sim (fantasia se fornecedor) Identificação comercial.
Código do contato Não ID interno opcional.
CNPJ/CPF, IE, consumidor final, contribuinte Documento e flags: sim Respeite a matriz fiscal; não invente IE falsa.
Prazo de pagamento e período Exigido se fornecedor (na planilha) Período: days ou months.
Limite de crédito, saldo de abertura Não Financeiro inicial / política de crédito.
E-mail, celular, telefones Celular: sim Padronize DDD e máscara antes de importar.
Cidade ID, rua, número, bairro, CEP Sim (endereço fiscal) Cidade = ID da lista do sistema (/cidades), não só o nome.
Campos personalizados 1–4 Não Rótulos vêm das configurações do negócio.

Mapa de contatos#

Com chave de mapas configurada, a tela de mapa mostra a distribuição geográfica dos clientes. Use para rotas de entrega, times regionais e análise de cobertura — não substitui o endereço fiscal do cadastro.

Transportadoras#

Cadastro separado de Transportadoras, usado em fretes, vendas com transporte e fluxos de CTe/logística. Não confunda com o contato “fornecedor de frete” genérico: este cadastro tem campos próprios de transportadora.

Campo Para que serve Como preencher
CNPJ/CPF Documento da transportadora. Obrigatório. Pode disparar consulta automática.
Razão social Nome no frete/documentos. Obrigatório.
CEP, logradouro, número, bairro, complemento, cidade Endereço da transportadora. Logradouro e cidade obrigatórios; CEP ajuda no preenchimento.

Checklist: contato pronto para faturar#

Conferência OK?
CPF/CNPJ válido e sem duplicata na empresa☐
Razão social / nome e fantasia preenchidos☐
IE coerente com contribuinte (ou ISENTO/vazio se não contribuinte)☐
Consumidor final e contribuinte alinhados à matriz fiscal☐
CEP, rua, número, bairro e cidade IBGE corretos☐
Celular (e e-mail, se for enviar XML/DANFE)☐
Grupo de clientes e representante, se a política comercial exigir☐
Teste: emitir NFe/NFCe em homologação para este destinatário☐

Problemas frequentes#

Sintoma Causa provável O que fazer
SEFAZ rejeita destinatário / IE IE inválida, isento marcado como contribuinte, ou CPF com IE inventada Corrigir IE; ajustar contribuinte/consumidor final pela matriz
Rejeição de endereço / município Cidade errada na lista, CEP de outra UF, bairro vazio Reconsultar CEP; escolher cidade correta na lista IBGE
Não deixa salvar / documento já existe CPF/CNPJ duplicado na mesma empresa Buscar o cadastro existente; use tipo Ambos se precisar comprar e vender
Cliente não aparece na venda Cadastrado só como fornecedor, ou inativo Alterar tipo para cliente/ambos; reativar status
Preço “errado” para o cliente Grupo de clientes não vinculado ou preços de grupo incompletos Editar grupo no cliente + preços de grupo no produto
Importação falha ou endereço fica vazio CIDADE ID inexistente, colunas trocadas, CEP sem máscara Baixar o template de novo; preencher IDs de cidade; reimportar amostra
Consulta CNPJ não preenche Serviço externo indisponível, CNPJ inválido ou timeout Preencher manualmente; tentar de novo; validar documento

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